Het blijft een papieren tijger tot het wordt uitgevoerd: strategieën, tips en valkuilen van modern transportation procurement

Verandering is tegenwoordig de grootste constante in transport. Het dwingt bedrijven opnieuw te kijken naar hoe ze plannen, optimaliseren, uitvoeren en samenwerken met handelspartners. De beweging naar de klant toe – die bij nagenoeg alle bedrijven te zien is – betekent dat oude supplychainnetwerken moeten worden vervangen door meer schakels, meer knooppunten en kleinere, meer frequente verzendingen. Deze veranderingen hebben invloed op transportroutes, volume, kosten, chauffeurtevredenheid, personeelsverloop – allemaal zaken die van nature de samenwerking tussen verladers en vervoerders beïnvloeden.

Niemand kan tegenwoordig nog zonder de juiste inkoopstrategie en een gestroomlijnd inkoopproces. Een project van vier of zes maanden om nieuwe tarieven te verzamelen, kan gewoon niet meer in de moderne wereld. Maar waar moet u beginnen als verlader? En hoe kunt u met succes inkooptransformatie vormgeven en uitvoeren?

Een procurementstrategie opstellen

Allereerst analyseert u uw netwerk om echt goed te begrijpen waar het uit bestaat – uw routes, vervoerders, behoeften, volumes … alles! Dit is gezien de toenemende complexiteiten in transport een uitdagende maar essentiële exercitie.

Ook moet u de data kennen. Uw inkoopoplossing opnemen in uw transportation management system (TMS) is een best practice, omdat het u toegang geeft tot een schat aan informatie. Dit kunnen bijvoorbeeld data over scorekaarten en historische verzendgegevens zijn van incheck- en uitchecktijden, vervoerstijden, wachttijden en laad- en lostijden bij faciliteiten. Als u deze informatie heeft, kunt u het opnemen in het procurement- en onderhandelingsproces.

Als u uw netwerk en de data eenmaal kent, kunt u het als een kans aan vervoerders aanbieden. Het is belangrijk om duidelijk de vereisten voor routes te verwoorden, zodat vervoerders een duidelijk beeld krijgen en met een tarief komen dat zowel concurrerend als realistisch is. Er is geen enkel realistisch optimalisatiescenario denkbaar als het niet uitvoerbaar is. En dat betekent dat u zo goed mogelijk het netwerk en de vereisten moet identificeren. Onthoud, het blijft een papieren tijger tot u het uitvoert. Want alleen dan kunt u de beslissingen optimaliseren die u tijdens het inkoopproces hebt genomen.

De juiste oplossing vinden

Er zijn vier essentiële categorieën:

• Voorbereiding: het verzamelen van historische routes en tarieven, prijzen, betrokken partners en servicebehoeften evenals de periode om uw offertestrategie te formuleren.
• Uitvoering: de offerteaanvraag configureren, de routeattributen delen met de betreffende vervoerders, de offerte monitoren en tussendoor eventueel feedback geven.
• Optimalisatie: komt nadat de offerteaanvraag compleet is en informatie van alle vervoerders is verzameld. Dit stelt u in staat om toekenningsscenario's uit te voeren op basis van verschillende bedrijfsregels en -beperkingen, met als doel om tot een optimale en uitvoerbare toekenningsstrategie te komen.
• Tariefactivering: conversie van offerteaanvragen naar contracttarieven, inclusief het goedkeuringsproces waarin tarieven worden beoordeeld en ervoor te zorgen dat ze correct zijn.

Een andere belangrijke overweging is hoe de procurementtechnologie met het TMS wordt geïntegreerd. Eén enkele platformoplossing waarin procurement is opgenomen, betekent dat u geen data uit externe systemen naar uw live TMS hoeft te importeren en dat voorkomt verouderde tarieven. Ook biedt één platform voor TMS de flexibiliteit om verschillende offertestrategieën uit te voeren, te reageren op marktveranderingen en zelfs realtime performancedata te gebruiken om mogelijkheden en kansen te ontdekken. Het wordt haalbaar om met 'mini-bids' kansen of problemen met specifieke routes of bepaalde vervoerders te onderzoeken. Met continue verandering van de links in de knooppunten, moet u snel kunnen reageren en aanpassen. Geïntegreerde procurementtechnologie in het TMS levert die flexibiliteit.

Een technologiepartner kiezen

De juiste TMS-softwareleverancier biedt u zowel advies- als technologiedeskundigheid. Voor procurement geldt nooit one-size-fits-all. Afhankelijk van het netwerk varieert het aantal vervoerders van tientallen tot honderden. Een softwareleverancier met ruime ervaring kan u meerdere beproefde strategieën aandragen om te bepalen welke de juiste is voor uw bedrijfsactiviteiten.

Nog een voordeel van werken met een toonaangevende technologieprovider is dat u zich in de positie van vervoerders kunt verplaatsen. Bij het weergeven van routes stelt de expertise van de leverancier u in staat om te zien hoe een vervoerder het bekijkt. De tarieven, vereisten en capaciteit moeten zo worden aangeboden dat zowel vervoerders als uw team ze begrijpen. Een gedeelde visie van verwachtingen is essentieel en direct gekoppeld aan een succesvolle uitvoering.

Tegelijkertijd kan een ervaren leverancier uw team ook helpen om de grootste valkuil in procurement te vermijden, namelijk vervoerders de duimschroeven aandraaien op prijs. Geld besparen is zeker een van de voornaamste doelen, maar alleen op kosten focussen schaadt de relatie met vervoerders, hun vertrouwen in u en hun capaciteitsverplichtingen.

Tot slot, een extra voordeel van werken met een leider in TMS merkt u tijdens de implementatie. De juiste technologiepartner begrijpt dat implementatie niet gelijk is aan adoptie. Het vereist ook training en verandermanagement. Zonder de voordelen duidelijk uit te leggen, zijn teamleden mogelijk tegen het leren van een nieuw inkoopsysteem. Om tot positieve bedrijfsresultaten te komen, hangt het succes af van hoe u en uw leverancier veranderingen managen door doelen te communiceren, bruikbare gegevens te verzamelen en mensen te trainen. Lees hier meer over implementatiesuccessen.

Investeer in procurement

De complexiteit van moderne commerce heeft veel van de oude transportnetwerken overbodig gemaakt. Een procurementoplossing als integraal onderdeel van uw TMS, kan u helpen aan bedrijfsvereisten te voldoen, op verandering te reageren en op kosten te besparen. Samenwerken met een toonaangevende TMS-provider kan u helpen om het pad van strategie tot implementatie en uitvoering te plaveien. Optimaliseer bids. Optimaliseer routes. Optimaliseer procurement. Met Manhattan's TMS optimaliseert u alles.